Köln, 28.09.2018 Das Thema Prozessoptimierung und Industrialisierung rückt für die Sparkassen in Zeiten der Niedrigzinsphase vermehrt in den Fokus. Die DSGF bietet ein eigenes Workflow-System zur Automatisierung der Baufinanzierungsprozesse an. Dieses basiert auf den PPS Standardprozessen gemäß den Empfehlungen des DSGV und der IT der Finanz Informatik (FI). Einige Sparkassen haben deshalb ihre Prozesse in der Marktfolge Aktiv bereits an die DSGF ausgelagert. Fünf dieser Sparkassen, darunter die Sparkasse Nürnberg und die Stadtsparkasse Augsburg, lassen ihre Kreditbearbeitung bereits über das DSGF Workflow-System Kredit Live bearbeiten.
Die Vorteile liegen für Matthias Benk, Mitglied des Vorstands der Sparkasse Nürnberg auf der Hand: „Die Entscheidung pro Kredit Live ist ein Baustein in der konsequenten Umsetzung der Digitalisierungsstrategie - damit verkürzt sich der Gesamtprozess deutlich.“
Seit 2016 bietet die DSGF mit dem Workflow-System Kredit Live ein einzigartiges Produkt an, das auf innovative Weise Digitalisierung und Bankfachlichkeit verbindet. Konkret läuft der Prozess wie folgt ab: Nach der Kundenberatung gibt der Mitarbeiter die erforderlichen Daten in OSPlus ein. Beim Speichern greift bereits Kredit Live. Vollautomatisch werden die zuvor am Markt erfassten Daten aus OSPlus ausgelesen und in Kredit Live überführt. Anschließend werden von der Sparkasse die zur Bearbeitung benötigten papierhaften Unterlagen in der Filiale gescannt und sicher an die DSGF weitergeleitet oder in Papierform an die DSGF versendet und dort priorisiert gescannt. Bereits vorliegende digitale Dokumente müssen nicht ausgedruckt werden, sondern können mittels E-Mail-Schnittstelle im gesicherten Netz der FI an Kredit Live weitergegeben werden. Automatisch werden die Dokumente der bereits bestehenden virtuellen Akte in Kredit Live zugeordnet, die Personennummern aus dem relevanten OSPlus Personenverbund dienen hierbei als Ordnungskriterium. Parallel werden alle Dokumente auch im OSPlus Archiv (ZDA) der Sparkasse abgelegt.
Der nun bearbeitungsreife Auftrag wird durch Kredit Live je nach Auslastung im Rahmen der virtuellen Fabrik einem Mitarbeiter der DSGF zugewiesen, welcher den Fall vollständig papierlos bearbeitet. Im Regelfall erhält der Kundenberater ein bis zwei Tage nach Auftragserfassung die erstellten Vertragsunterlagen per E-Mail und kann sie zum passenden Zeitpunkt ausdrucken, z.B. in der jeweiligen Filiale kurz vor dem Kundengespräch zur Vertragsunterzeichnung.
Aus dem Arbeitskreis des DSGV „Betriebsstrategie der Zukunft“ (kurz: BdZ) geht eine Empfehlung zur Auslagerung von Prozessen hervor, um das definierte BdZ-Ambitionsniveau zur Senkung des Verwaltungsaufwands zu erreichen. Die Prozesse der Marktfolge Aktiv (sowohl aus dem privaten als auch aus dem gewerblichen Bereich) sind Funktionen, die nicht zwingend als Eigenleistung einer Sparkasse erbracht werden müssen. Die DSGF unterstützt bei der Auslagerung mit einem erprobten Vorgehensmodell. Zunächst werden durch die DSGF die aktuellen Prozesse der Sparkasse analysiert und ein „Soll-Ist-Vergleich“ erstellt. Im Anschluss werden in Workshops die Unterschiede zu den PPS Standardprozessen besprochen und der Umsetzungsplan zur Anpassung der Prozesse und Schnittstellen erarbeitet. Hierbei wird immer der Gesamtprozess aus Markt- und Marktfolgetätigkeiten betrachtet, um Effizienzsteigerungen auf beiden Seiten zu realisieren. Auch bei der anschließenden Umsetzung kann die DSGF unterstützen, beispielweise bei der Administration von Serviceaufträgen im OSPlus und der Schulung von Marktmitarbeitern. Hierbei erklären Experten der DSGF den Kundenberatern die angepassten Abläufe und neuen Schnittstellen. Es sollen keine Fragen offen bleiben, damit der reibungslose Ablauf des Gesamtprozesses ab dem ersten Tag der Auslagerung gewährleistet ist.
Etwaige Bedenken bezüglich der Auslagerung zerstreut Rolf Settelmeier, Vorstandsvorsitzender der Stadtsparkasse Augsburg: „Oberste Priorität hat für uns stets der Kunde. Für diesen ist nicht relevant, wer die Prozesse der Marktfolge im Backoffice ausführt. Für den Kunden ist vor allem erfreulich, dass er seinen unterschriftsreifen Kreditvertrag noch zügiger erhält.“
Die Durchlaufzeiten für die Sparkassen verkürzen sich. Zudem ist der Kundenbetreuer über die Gesamtlaufzeit der Finanzierung jederzeit auskunftsfähig über den aktuellen Status, denn alle Unterlagen und Aufträge sind über OSPlus bzw. OSPlus Archiv sichtbar. Außerdem pflegt die DSGF kontinuierlich eine elektronische Checkliste, die stets die noch fehlenden Unterlagen oder offene Sachverhalte enthält, damit der Kundenberater auf einen Blick die gewünschten Informationen einsehen kann. So bleibt mehr Zeit für den Kunden und den Vertrieb.
In vielen Sparkassen sind die Vorteile der Digitalisierung in der Baufinanzierung noch nicht realisiert. Das führt neben langen Durchlaufzeiten auch zu hohen Kosten für die Sparkassen. Auch hier sind die Vorteile von Kredit Live beachtlich. Die Reduzierung des Verwaltungsaufwandes für die Sparkasse lässt sich konkretisieren: Je nach Auftragsvolumen und Größe des Instituts ist eine Kostenersparnis von über 47% durchaus möglich.
Die Anzahl der Institute, die von der Lösung der DSGF überzeugt sind, wächst stetig. So konnte jüngst auch die Sparkasse Oberland gewonnen werden, die Sparkasse Gera-Greiz befindet sich aktuell im Gemeinschaftsprojekt mit der DSGF und die Sparkasse Mittelfranken-Süd wird private und gewerbliche Finanzierungen beginnend ab November 2018 bei der DSGF über Kredit Live bearbeiten lassen.